Päivitetty 21.5.2021
1 YLEISTÄ
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan TRUST:n tarjoamien toimeksiantotyön ja muiden palveluiden yhteydessä kerättyihin henkilötietoihin sekä sellaisiin henkilötietoihin, jotka kerätään muun kanssamme käymäsi vuorovaikutuksen yhteydessä. Kerätessämme edellä mainittuja tietoja esimerkiksi TRUST:n palveluiden, verkkosivustojen, taikka muun tyyppisten, tavallisesti sähköisessä muodossa tarjoamien palvelujen yhteydessä sisällytämme linkin tai muun asianmukaisen viittauksen tähän tietosuojaselosteeseen. Tämä koskee myös henkilötietojen keräämistä TRUST:n muiden palvelujen, kuten asiakaspalvelujen, asiakastapahtumien, tarjousten ja myynninedistämiskampanjoiden yhteydessä.
Muista tietosuojaan liittyvistä ehdoista ilmoitetaan yksittäisen TRUST:n palvelun yhteydessä. Tällaiset palvelukohtaiset ehdot syrjäyttävät tämän tietosuojaselosteen mahdollisissa ristiriitatilanteissa.
Palveluissamme voi olla myös linkkejä muiden yritysten verkkosivustoihin ja muihin kolmannen osapuolen palveluihin, joilla on omat tietosuojakäytännöt. Suosittelemme, että luet huolellisesti tällaisten palveluiden tietosuojakäytännöt. TRUST ei vastaa kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä tai niiden sisällöstä.
2 REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT
Rekisterinpitäjänä on Asianajotoimisto Trust Oy (”TRUST”).
www.thetrust.fi
Postiosoite:
Asianajotoimisto Trust Oy (2547071-1)
Fredrikinkatu 39B 15
00120 Helsinki
Sähköposti: office@thetrust.fi
2.1 Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Voit olla tietosuoja-asioihin liittyen yhteydessä:
Sähköposti: office@thetrust.fi
Viestin otsikko: ”Tietosuojavastaava”
3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET SEKÄ KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE
Käsittelemme ja keräämme tässä tietosuojaselosteessa mainittuja henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- TRUST:n palvelujen tarjoaminen ja ylläpito, kehittäminen ja suojaaminen;
- Koulutustilaisuuksien, asiakastilaisuuksien ja muiden tapahtumien järjestäminen
- Asiakasviestintään ja asiakassuhteen hoitamiseen sekä ongelmien ratkaisemiseen ja viestien käsittelyyn;
- Suoramarkkinointitarkoituksiin ja muuhun kohdennettuun mainontaan;
- Analytiikkatarkoituksiin keräämme myös analytiikkatietoja verkkosivujemme kävijöistä;
- Lakisääteisten velvollisuuksien noudattaminen esimerkiksi liittyen verolainsäädäntöön ja asianajotoimintaa koskevan sääntelyn velvoitteisiin;
- Saatamme myös kerätä sijaintitietoja suostumuksellasi.
Käsittelyyn sovellettavia oikeusperusteita ovat: sopimus, lakisääteinen velvoite, rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja suostumus.
Sopimus käsittelyperusteena muodostuu TRUST:n yleisistä ehdoista ja tietosuojakäytännöstä sekä mahdollisista erityisehdoista tai muusta yksittäistapaukseen soveltuvasta sopimuksesta. Nämä ovat TRUST:n oikeutetun edun ja/tai käyttäjän suostumuksen mukaisia.
Lakisääteinen velvoite käsittelyperusteena perustuu Euroopan unionin lainsäädäntöön ja sovellettavaan kansalliseen lainsäädäntöön. Lakisääteinen velvoite voi liittyä esimerkiksi asianajotoimintaan kirjanpitoon.
Rekisterinpitäjän oikeutetun edun ollessa käsittelyperusteena oikeutettuja etuja ovat asiakassuhteiden hoitaminen, asiakasviestintä ja markkinointi, tapahtumat, liiketoiminnan suunnittelu, raportointi, analytiikka ja riskienhallinta, rekrytointi sekä muut käytöt, jotka ovat sovellettavien lakien perusteella ovat TRUST:n oikeutetun edun mukaisia. Voit milloin tahansa kieltää henkilökohtaisten tietojesi käsittelyn suoramarkkinointi- ja profilointitarkoituksiin.
Suostumus käsittelyperusteena tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn hankitaan asianmukaista menetelmää käyttäen esimerkiksi rastittamalla suostumustasi osoittava ruutu, tekemällä valinta palvelun tai verkkosivuston teknisissä asetuksissa taikka muulla suostumuksesi selkeästi ilmaisevalla ilmoituksella tai toiminnalla käyttämästäsi verkkosivustosta tai palvelusta riippuen. Tällainen suostumus on aina peruutettavissa lähtökohtaisesti yhtä helposti kuin se on annettu.
4 MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME JA MISTÄ TIEDOT SAADAAN
Käsittelemämme henkilötietoja, joita saamme pääosin käyttäjältä suoraan itse. Alla näet TRUST:n keräämät henkilötietojen ryhmät, kuvaukset ja lähteen.
| Henkilötietoryhmä | Kuvaus | Lähde |
| Yksilöinti- ja yhteystiedot* | Nimi / yhteisön edustajan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kansalaisuus, asema tai tehtäväalue yrityksessä, Y-tunnus, kuva, henkilön edustajan nimi ja syntymäaika/henkilötunnus. | Suoraan käyttäjältä |
| Tuntemistiedot* | Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) edellyttämät tuntemistiedot, muun muassa henkilötunnus ja selvitys liiketoimeen liittyvien varojen alkuperästä, henkilöllisyystodistuksen kopio. | Suoraan käyttäjältä |
| Asiakassuhteeseen ja toimeksiannon hoitamiseen liittyvät tiedot ja viestintä* | Toimeksiantojen hoitamiseen ja niihin liittyvien henkilöiden tiedot ja muut toimeksiantomateriaali sekä viestintä. | Suoraan käyttäjältä |
| Maksu- ja laskutustiedot | Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot, perintätiedot, luottotarkistustiedot ja asiakastunniste tai muu asiakkuussuhteen yksilöivä tieto. | Suoraan käyttäjältä |
| Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot | Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin tai henkilötietojen käsittelyyn antamaa suostumusta koskevat tiedot sekä edellä mainittujen suostumusten peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot. | Suoraan käyttäjältä |
| Koulutuksiin ja muihin tapahtumiin sekä asiakasviestintään ja markkinointiin liittyvät tiedot | Koulutusten ja muiden tapahtumien osallistujatiedot*, asiakastyytyväisyyskyselyt sekä muu asiakasviestintä ja markkinointi | Suoraan käyttäjältä |
| Rekrytointia koskevat tiedot* | Työhakemus, ansioluettelo, tiedot koulutus- ja työhistoriasta, soveltuvuusarvioinnit ja muut rekrytointiprosessiin liittyvät tiedot. | Suoraan käyttäjältä |
| Muut rekisteröidyn antamat vapaaehtoiset tiedot | Tietoja, joita rekisteröity antaa esimerkiksi yhteydenottopyyntöjen, palautteiden tai muun viestinnän yhteydessä | Suoraan käyttäjältä |
| Evästeitä koskevat tiedot | IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, verkkosivujemme haku- ja selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot | Suoraan käyttäjältä |
* Pakolliset henkilötiedot, joiden antaminen on välttämätöntä esimerkiksi sopimukseen tai lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä toimeksiantojen hoitamiseksi ja muiden palveluiden tuottamiseksi tai tapahtumien järjestämiseksi sekä rekrytointien hoitamiseksi.
Lisäksi keräämme henkilötietoja seuraavissa tilanteissa:
- Toimeksiantojen hoitamisen yhteydessä asiakkaamme voivat toimittaa TRUST:lle myös toimeksiantoihin liittyvien muiden henkilöiden tietoja
- Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii
- Henkilötietoja voidaan kerätä myös lainsäädännön sallimissa tilanteissa kolmansien osapuolten ylläpitämistä rekistereistä, kuten esimerkiksi kaupparekisteristä.
4.1 Mistä muualta henkilötietoja on saatu
Sinulta saamiemme henkilötietojen lisäksi saatamme saada sovellettavien lakien mukaisesti tiettyjä henkilötietoja postituslistoja vuokraavilta yhtiöiltä sekä muista julkisesti saatavilla olevista lähteistä. Näihin voi sisältyä henkilötietoja, kuten luottotietojen ja osoitetietojen päivityksiä.
4.2 Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Muut käsittelijät vastaanottajina
Kun TRUST käsittelee henkilötietoja, ne jaetaan joskus muiden osapuolten kanssa. Nämä muut osapuolet ovat tällöin henkilötietojen käsittelijöitä, mikä tarkoittaa yrityksiä, joiden kanssa TRUST:lla on sitova oikeudellinen sopimus. Nämä voivat käsitellä tietoja vain niihin erityistarkoituksiin, jotka TRUST sallii, ja käyttää kyseisessä käsittelyssä vain TRUST:n sallimia muita kolmansia osapuolia. TRUST voi käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi teknisten ratkaisujen ja palvelujen hankkimiseksi tallennettujen tietojen prosessointiin, sekä käyttää erityistä teknistä käyttöliittymää tallennettujen tietojen avaamiseen. Henkilötietoja voidaan jakaa tällaisten palveluntarjoajien ja kolmansien osapuolten kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen TRUST:n palveluiden ylläpitämiseksi, kehittämiseksi ja tarjoamiseksi. TRUST voi käyttää myös kolmansien osapuolten tarjoamia palveluita, kuten ohjelmistopalveluita, järjestelmäpalveluita sekä maksupalveluntarjoajia. TRUST:lla on oikeus jakaa henkilötietojasi edellä mainituille siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista näiden palveluiden tarjoamiseksi.
Muut rekisterinpitäjät vastaanottajina
Muut osapuolet voivat olla myös muita rekisterinpitäjiä, mikä tarkoittaa yrityksiä, joilla on täysi vastuu käyttäjää kohtaan käyttäjän henkilötietojen käytöstä. Niillä on myös täysi vastuu kaikista kolmansista osapuolista, jotka voivat osallistua käyttäjän henkilötietojen käsittelyyn. TRUST jakaa nämä tiedot vain silloin, kun se on tarpeen palvelun toimittamiseksi sinulle (esimerkiksi antamalla tietoja ohjelmistopalveluiden, järjestelmäpalveluiden sekä maksupalveluntarjoajille) tai, jos esimerkiksi sosiaalisen median laajennuksia, kuten painikkeita tai videosisältöjä on sisällytetty sivustoillemme. Jos annat TRUST:lle luvan antaa kolmannen osapuolen tai sovelluksen käyttää tilisi tietoja, jaamme kyseiset tiedot kolmannen osapuolen kanssa. Emme tee tätä ilman nimenomaista lupaasi, jonka annat sivustolla. Kun ohjaat meidät jakamaan tietoja kolmannen osapuolen kanssa, kyseinen kolmas osapuoli vastaa siitä lähtien henkilötietojen käsittelystä. Täten on vastuullasi tutustua kyseisen kolmannen osapuolen tietosuojakäytäntöön huolellisesti.
Tarkempia kuvauksia vastaanottajaryhmistä
TRUST:lla on oikeus siirtää henkilötietoja tytäryhtiölle, tai kolmannelle osapuolelle TRUST:n liiketoiminnan tai sen osien, omaisuuden tai osakkeiden uudelleenorganisoinnissa, fuusiossa, myynnissä, yhteisyrityksessä, siirrossa tai muussa luovutuksessa, kunhan kyseisellä taholla, jolle siirrämme henkilötietoja, ei ole lupaa käsitellä henkilötietojasi muutoin kuin tässä tietosuojakäytännössä kuvatuilla tavoilla ilman erillistä ilmoitusta ja, jos sovellettavat lait sitä edellyttävät, ilman asiakkaan lupaa. TRUST voi jakaa käyttäjän tietoja (ml. henkilötiedot) mahdollisen yrityskaupan tai liiketoimintakaupan yhteydessä, jos TRUST tai sen liiketoiminta tai näiden osa myydään tietojen vastaanottajalle.
TRUST:n palveluita käyttämällä saatat antaa tietojasi myös muille käyttäjille: kaikki tällaiset tiedot voivat olla julkisesti muiden käyttäjien nähtävillä, eikä tällä tavoin luovutetuilla tiedoilla ole yksityisyysolettamaa. TRUST ei vastaa mistään sellaisten tietojen tietosuojasta, jonka asiakas päättää itse tuoda julki TRUST:n tuottamien palveluiden sisällä.
Erityisissä poikkeustilanteissa henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille tilanteissa, jossa voimassa oleva laki tai asetus taikka muu viranomaisen määräys niin vaatii, taikka palveluiden käyttöehtojen noudattamisen valvomiseksi ja varmistamiseksi sekä palveluiden turvallisuuden takaamiseksi.
TRUST voi jakaa ei-henkilökohtaisia tietoja (kuten anonyymiä dataa käyttäjistä; palveluihin ohjanneiden sivustojen osoitteita ja palvelusta poistumiseen käytettyjä osoitteita; palveluhyödykkeiden käytöstä; klikkauksista ja niin edelleen) niistä kiinnostuneiden kolmansien osapuolten kanssa avustaakseen näitä ymmärtämään tiettyjen sisältöjen käyttötapoja, palveluita, promootioita ja/tai palveluiden käytettävyyttä.
Käyttäjää koskevia tietoja taikka anonyymiä tietoa voidaan jakaa mainostajille, julkaisijoille, yhteistyökumppaneille ja muille kolmansille osapuolille.
5 TIETOJEN SIIRTO KOLMANSIIN MAIHIN
Henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos Euroopan komissio on antanut päätöksen henkilötietojen suojan riittävyydestä niissä maissa, joihin tietoja siirretään (nk. ”Vastaavuuspäätös”, tietosuoja-asetuksen 45 artikla). Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle voidaan tehdä myös komission hyväksymiä vakiolausekkeita (standard contractual clauses, SCC tai ”Vakiolausekkeet”) käyttäen.
Palvelujamme voidaan tarjota käyttämällä eri maissa sijaitsevia resursseja ja palvelimia. Henkilötietojasi voidaan näin ollen luovuttaa myös käyttämiesi palveluiden sijaintimaan ulkopuolelle. TRUST noudattaa siirroissa kolmansiin maihin kuitenkin aina joko Vastaavuuspäätöstä taikka Vakiolausekkeita.
Mikäli haluat lisätietoja henkilötietojesi siirrosta ulkomaille, voit ottaa meihin yhteyttä.
6 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA
Säilytämme henkilötietojasi ainoastaan niin kauan kuin se on välttämätöntä kyseessä olevan käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin sovellettavissa laeissa ja asianajoliiton ohjeistuksessa edellytetään.
7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Sinulla on seuraavat oikeudet liittyen henkilötietoihisi:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Sinulla on oikeus pyytää ja saada sinusta keräämiämme henkilötietoja yleisessä ja konekielisessä muodossa ottamalla meihin yhteyttä.
- Voimme evätä tämän oikeuden laissa säädetyin perustein.
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Sinulla on oikeus pyytää meitä oikaisemaan sinua koskeva virheellinen tai epätarkka tieto.
- Oikeus tietojen poistamiseen
- Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Emme kuitenkaan pysty poistamaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä sitovien oikeudellisten velvoitteiden noudattamiseksi tai jotka on säilytettävä soveltuvan lainsäädännön nojalla.
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja Vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käyttämistä suoramarkkinointitarkoituksiin, myynninedistämismateriaalien lähettämiseen, profilointiin tai markkinatutkimusten suorittamiseen.
- Voit myös ottaa yhteyttä TRUST:iin pyytääksesi tietojen käsittelyn rajoitusta tai vastustaaksesi mitä tahansa muuta käsittelyn muotoa.
- Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- Sinulla on oikeus pyytää ja saada sinusta keräämiämme henkilötietoja yleisessä ja konekielisessä muodossa. Jos pyyntö on TRUST:n mielestä kohtuuton niin TRUST voi veloittaa siirrosta koituvat kohtuulliset kulut.
- Jos käsittely perustuu suostumukseen (tai nimenomaiseen suostumukseen), sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
- Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
- TRUST ei tee käyttäjistään automaattisia päätöksiä, joilla olisi laillisia tai vastaavia vaikutuksia.
Halutessasi käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi voit sovellettavien lakien asettamissa rajoissa ottaa yhteyden meihin tässä tietosuojaselosteessa annettujen yhteystietojen avulla. Tämä saattaa kuitenkin tarkoittaa sitä, ettemme voi enää tarjota sinulle kyseisiä palveluja, etenkin jos olet halunnut meidän poistavan henkilötietosi tai lopettavan niiden käsittelyn.
Pyydämme ottamaan huomioon, että TRUST voi joutua tunnistamaan sinut sekä pyytämään lisätietoja voidakseen täyttää edellä mainitut pyyntösi. Pyydämme lisäksi huomioimaan, että sovellettavissa laeissa voi olla rajoituksia ja muita edellä oleviin oikeuksiisi liittyviä määräyksiä.
8 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Jos et ole tyytyväinen tietosuojapalveluihimme tai henkilötietojesi käsittelyyn, voit osoittaa kysymyksesi asiaankuuluvalle viranomaiselle (Suomen tietosuojavaltuutetulle tai evästeisiin liittyvässä käsittelyssä Traficomiin).
9 EVÄSTEET
Saatamme kerätä henkilötietojasi erilaisiin tarkoituksiin evästekäytännössämme kuvatulla tavalla käyttämällä tekniikoita, kuten evästeitä, pikseleitä, tunnisteita ja vastaavia teknologioita kerätäksemme laitteesi tietoja. Jokainen sivustomme ja palvelumme on evästekäytäntömme alainen.
Lisätietoa saat lukemalla evästekäytäntömme, joka on saatavilla yhtiön verkkosivustolla www.thetrust.fi Voit myös muokata evästeisiin liittyviä asetuksia sekä evästeisiin liittyvää suostumustasi evästeasetuksissa yhtiön verkkosivustolla www.thetrust.fi tai internet selaimesi asetuksissa. Voit muokata evästeasetuksiasi sivuston alalaidassa löytyvästä linkistä. Tarkemmat tiedot evästeistä on kuvattu täsmällisemmin sivustomme evästebannerissa.
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat selaimeesi. Jotkut evästeet aktivoidaan automaattisesti, sillä verkkopalvelu tarvitsee niitä toimiakseen asianmukaisesti. Käytämme evästeitä myös palvelun käytön seuraamiseen sekä tarjotaksemme sinulle kohdennettua sisältöä ja merkityksellistä mainontaa.
Käytämme verkkosivuillamme evästeitä, jotta palveluidemme käyttö on helpompaa ja teknisesti sujuvampaa. Evästeet auttavat meitä saamaan tietoa kävijämääristä, kävijöiden käyttämistä sivuista, selaimista ja käyttöjärjestelmistä. Näiden tietojen avulla voimme ymmärtää palvelujen käyttöä paremmin ja käyttäjiä paremmin, jotta voimme kehittää palveluitamme paremmin.
Palvelumme käyttävät verkkoanalytiikkaan liittyviä työkaluja kerätäkseen analytiikkatietoja ja raportteja vierailijoiden verkkosivustomme käytöstä.
10 TIETOTURVA
Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin henkilökohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. TRUST on ottanut käyttöön asianmukaiset tekniset ja hallinnolliset suojaustoimenpiteet välttääkseen ja minimoidakseen henkilötietojen luovuttamiseen ja käsittelyyn liittyviä riskejä. Tällaisia suojaustoimenpiteitä ovat soveltuvin osin palomuurien, suojattujen palvelintilojen sekä salauksen käyttö, asianmukaisten pääsyoikeuksien hallintajärjestelmien ja -prosessien käyttöönotto, käsittelijöiden huolellinen valinta, käsittelyyn osallistuvien TRUST:n työntekijöiden riittävä koulutus sekä muut henkilötietojen luvattomalta käytöltä tai luovuttamiselta suojaamiseksi tarvittavat toimenpiteet.
11 TIETOSUOJASELOSTEEN PÄIVITTÄMINEN
Kehittääksemme palveluita ja lainsäädännön muuttuessa saatamme myös päivittää tietosuojaselostetta. Suosittelemme aina säännöllisin väliajoin tutustumaan selosteeseen uudestaan. Oleellisista muutoksista ilmoitamme sähköpostitse tai verkkosivuillamme.